Personvernerklæring for Buskerud Truckers Forening

1. Innledning
Buskerud Truckers Forening (heretter "vi", "oss" eller "foreningen"), organisasjonsnummer 919 468 068, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn via vårt nettsted bctf.no, vår nettbutikk og i forbindelse med Buskerud Cars & Truck Festival. Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR).

Denne personvernerklæringen forklarer hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor vi gjør det, hvordan vi behandler dem, og hvilke rettigheter du har.

2. Hvilke personopplysninger samler vi inn?
Vi samler inn følgende opplysninger når du bruker vårt nettsted, nettbutikk, kjøper billetter eller deltar i arrangementet:

  • Navn: For å identifisere deg som billettkjøper eller kunde i nettbutikken.
  • Kontaktinformasjon: E-postadresse og eventuelt telefonnummer for å sende ordrebekreftelse, billetter, informasjon om arrangementet eller leveringsdetaljer for nettbutikkkjøp.
  • Betalingsinformasjon: Transaksjonsdetaljer (f.eks. ordrenummer, beløp) ved kjøp i nettbutikken eller billettsalg. Sensitive betalingsopplysninger (som kortnummer) håndteres utelukkende av vår betalingsleverandør og lagres ikke av oss.
  • Leveringsinformasjon: Postadresse for levering av varer kjøpt i nettbutikken.
  • Tekniske opplysninger: IP-adresse, nettleserinformasjon og enhetsdata ved bruk av nettstedet eller nettbutikken, dersom vi bruker analyseverktøy eller cookies (se punkt 8).
  • Andre opplysninger: Eventuelle meldinger du sender oss via kontaktskjema eller e-post, eller opplysninger du frivillig gir i forbindelse med arrangementet (f.eks. allergier ved matservering, dersom aktuelt).
  • Nyhetsbrev (dersom du melder deg på): Navn og e-postadresse for å sende deg informasjon om fremtidige arrangementer, tilbud eller nyheter fra foreningen.
  • Bilregistreringsnummer og bilder av biler: Deltakere med bil på Buskerud Cars & Truck Festival får automatisk bilen sin registrert i stemmesystemet og bildegalleriet. Vi samler inn bilregistreringsnummer via registreringsskjema for deltakere og tar bilder av kjøretøy på festivalen. Bilregistreringsnummer regnes som en personopplysning, da det kan knyttes til en fysisk person via offentlige registre. Disse opplysningene brukes kun til å identifisere kjøretøy i stemmesystemet og bildegalleriet og vil ikke kobles til andre personopplysninger som navn eller kontaktinformasjon, med mindre dette er nødvendig for arrangementets gjennomføring. Samtykke til bruk av bilder og registreringsnummer innhentes ved registrering av bilen.
  • Bilder av personer: Bilder tatt på festivalområdet, der personer kan være avbildet, brukes i bildegalleriet for å dokumentere og promotere arrangementet. Disse bildene kan inneholde identifiserbare personer, som regnes som personopplysninger under GDPR. Samtykke til bruk av bilder innhentes ved billettkjøp for besøkende.


    • 3. Hvorfor samler vi inn personopplysninger?
    Vi behandler personopplysninger til følgende formål:

  • Gjennomføring av billettsalg og nettbutikkkjøp: For å behandle din bestilling, levere billetter eller varer og sende ordrebekreftelse (rettslig grunnlag: GDPR art. 6(1)(b) – avtale).

  • Kommunikasjon: For å sende viktig informasjon om arrangementet eller nettbutikkkjøp, som endringer, avlysninger eller leveringsdetaljer (rettslig grunnlag: GDPR art. 6(1)(b) – avtale, og art. 6(1)(f) – berettiget interesse).

  • Regnskap og lovpålagte forpliktelser: For å oppfylle krav i bokføringsloven for billettsalg og nettbutikktransaksjoner (rettslig grunnlag: GDPR art. 6(1)(c) – rettslig forpliktelse).

  • Forbedring av nettstedet og nettbutikken: Dersom vi bruker analyseverktøy, for å forstå hvordan nettstedet og nettbutikken brukes (rettslig grunnlag: GDPR art. 6(1)(a) – samtykke, eller art. 6(1)(f) – berettiget interesse).

  • Håndtering av henvendelser: For å svare på spørsmål eller klager (rettslig grunnlag: GDPR art. 6(1)(f) – berettiget interesse).

  • Nyhetsbrev: For å sende deg informasjon om fremtidige arrangementer, tilbud eller nyheter fra foreningen, dersom du har gitt uttrykkelig samtykke til dette (rettslig grunnlag: GDPR art. 6(1)(a) – samtykke).

  • Gjennomføring av stemmesystem og bildegalleri: Bilregistreringsnummer og bilder av kjøretøy samles inn for å administrere og gjennomføre stemmesystemet samt presentere bilder i et bildegalleri på Buskerud Cars & Truck Festival. Deltakere med bil inkluderes automatisk i stemmesystemet, og samtykke til bruk av bilder og registreringsnummer innhentes ved registrering av bilen. Bilder av personer tatt på festivalen brukes til å dokumentere og promotere arrangementet, og samtykke innhentes ved billettkjøp for besøkende. Dette inkluderer visning av bilder og registreringsnummer i forbindelse med konkurransen eller galleriet på bctf.no, i sosiale medier eller andre kanaler relatert til arrangementet (rettslig grunnlag: GDPR art. 6(1)(a) – samtykke fra bileier eller avbildede personer).

    • 4. Hvordan samler vi inn opplysningene?
    Vi samler inn opplysninger:

    Når du kjøper billetter via bctf.no, inkludert samtykke til bruk av bilder av personer i bildegalleriet.

    Når du kjøper varer i vår nettbutikk på bctf.no, inkludert navn, kontaktinformasjon og leveringsadresse.

    Når du kontakter oss via e-post, kontaktskjema eller telefon.

    Når du melder deg på vårt nyhetsbrev via et skjema på bctf.no eller under billettkjøp (med aktivt samtykke).

    Når du deltar med bil på Buskerud Cars & Truck Festival, inkludert automatisk registrering i stemmesystemet og bildegalleriet, med bilregistreringsnummer innhentet via registreringsskjema og bilder tatt på festivalen. Samtykke innhentes ved registrering av bilen.

    Når bilder tas av personer eller kjøretøy på festivalområdet for bruk i bildegalleriet, med samtykke innhentet ved billettkjøp for besøkende.

    Automatisk via tekniske verktøy som cookies eller analyseverktøy, dersom dette er aktivert (se punkt 8).

    5. Hvem deler vi opplysningene med?
    Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig:

    Betalingsleverandører: For å behandle betalinger for billettsalg eller nettbutikkkjøp (f.eks. Vipps, Stripe, Nets). Disse leverandørene er selv behandlingsansvarlige for betalingsdata og opererer i samsvar med GDPR.

    Leveringsleverandører: For å sende varer kjøpt i nettbutikken, deles navn og leveringsadresse med transportører.

    Tredjeparter ved arrangementet: Dersom det er nødvendig for å gjennomføre arrangementet, f.eks. til leverandører av adgangskontroll eller sikkerhetstjenester, men kun med minimale opplysninger.

    Nyhetsbrevleverandører: Dersom vi bruker en tredjepartstjeneste for å sende nyhetsbrev (f.eks. Mailchimp), deles navn og e-postadresse med denne leverandøren, som er bundet av en databehandleravtale.

    Publisering av stemmesystemdata og bildegalleri: Bilder av kjøretøy, bilregistreringsnummer og bilder av personer kan publiseres på bctf.no, i sosiale medier eller i andre kanaler relatert til arrangementet for å promotere stemmesystemet, bildegalleriet eller presentere vinnere, basert på samtykke innhentet ved billettkjøp eller bilregistrering.

    Myndigheter: Dersom vi er lovpålagt å utlevere opplysninger, f.eks. til skattemyndigheter.

    Vi selger eller overfører aldri dine personopplysninger til tredjeparter for markedsføringsformål uten ditt samtykke.


    6. Hvor lenge lagrer vi opplysningene?
    Billettkjøp og nettbutikkkjøp: Opplysninger knyttet til kjøp lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen og bokføringsforpliktelser, normalt inntil 5 år etter arrangementet eller kjøpet i henhold til bokføringsloven.

    Kommunikasjon: Henvendelser via e-post eller kontaktskjema slettes når de ikke lenger er relevante, normalt innen 1 år.

    Nyhetsbrev: Opplysninger om nyhetsbrevabonnenter lagres så lenge du er abonnent. Hvis du melder deg av nyhetsbrevet, slettes opplysningene umiddelbart, med mindre de må beholdes for andre formål (f.eks. bokføringsplikt).

    Bilder og bilregistreringsnummer: Opplysninger knyttet til stemmesystemet og bildegalleriet, inkludert bilder av personer, slettes etter arrangementet, med mindre de må beholdes for dokumentasjon av konkurransen eller promotering av fremtidige arrangementer, basert på samtykke. Slik lagring vil ikke overstige 1 år, med mindre annet er avtalt.

    Analyse og cookies: Tekniske data slettes i henhold til innstillingene for analyseverktøy eller cookies (se punkt 8).

    Når opplysninger ikke lenger er nødvendige, slettes eller anonymiseres de forsvarlig.

    7. Dine rettigheter
    Som registrert har du følgende rettigheter under GDPR:

    Innsyn: Be om å få vite hvilke opplysninger vi har om deg, inkludert bilregistreringsnummer og bilder brukt i stemmesystemet eller bildegalleriet.

    Retting: Be om korrigering av feilaktige opplysninger.

    Sletting: Be om sletting av opplysninger, inkludert bilregistreringsnummer og bilder av biler eller personer, når vi ikke lenger har et lovlig grunnlag for å beholde dem.

    Begrensning: Be om at behandlingen begrenses i visse tilfeller.

    Dataportabilitet: Be om å få utlevert opplysninger i et maskinlesbart format, dersom relevant.

    Klage: Klage til Datatilsynet dersom du mener vi bryter personvernregelverket.

    Trekk tilbake samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake samtykket til bruk av bilder av deg selv eller din bil i bildegalleriet eller stemmesystemet ved å kontakte oss på post@buskerudtf.info. Dette påvirker ikke lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket tilbake.

    For å utøve dine rettigheter, kontakt oss på post@buskerudtf.info. Vi svarer normalt innen 30 dager.

    8. Cookies og analyseverktøy
    Dersom bctf.no eller nettbutikken bruker cookies eller analyseverktøy (f.eks. Google Analytics), informerer vi om dette ved ditt første besøk. Cookies kan inkludere:

    Nødvendige cookies: For å sikre at nettstedet og nettbutikken fungerer, f.eks. ved billettkjøp eller handlekurv.

    Analyse-cookies: For å samle anonymisert statistikk om bruk av nettstedet og nettbutikken.

    Du kan styre bruken av cookies via nettleserinnstillingene dine eller via vårt samtykkeverktøy på nettstedet. Hvis vi ikke bruker cookies, kan dette punktet fjernes.

    9. Sikkerhet
    Vi tar personvern på alvor og har iverksatt tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine opplysninger, som kryptering av dataoverføringer og begrenset tilgang til opplysninger. Våre tredjepartsleverandører (f.eks. betalings-, leverings- og nyhetsbrevleverandører) er også forpliktet til å opprettholde høye sikkerhetsstandarder.

    10. Overføring til land utenfor EU/EØS
    Dersom vi bruker tjenester som innebærer overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS (f.eks. enkelte nyhetsbrev- eller analyseverktøy), sikrer vi at overføringen skjer i samsvar med GDPR, for eksempel gjennom bruk av EUs standardavtaler eller tjenester som er sertifisert under rammeverk som Data Privacy Framework.

    11. Endringer i personvernerklæringen
    Vi kan oppdatere denne erklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i lovgivningen eller vår drift. Vesentlige endringer vil bli varslet på bctf.no eller via e-post til berørte brukere.

    12. Kontaktinformasjon
    Har du spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger? Kontakt oss på:

    Buskerud Truckers Forening
    Organisasjonsnummer: 919 468 068
    Adresse: Helga Wærps vei 18, 3619 Skollenborg
    E-post: post@buskerudtf.info
    Telefon: 41474798